Auch wenn es jeder verhindern will – viele Projektmanager haben schon die Erfahrung von gescheiterten Projekten gemacht. Einer der Hauptgründe dafür ist mangelnde Planung. Klare Kommunikationswege, eine kontinuierliche Überprüfung der Anforderungen sowie eine solide Dokumentation sind einige der Voraussetzungen, um Misserfolge schon im Ansatz zu verhindern.
Wir erläutern im Artikel einige der Hauptfehlerquellen beim Start eines Projekts und wie man diese vermeiden kann. Die Lektüre dauert nur fünf Minuten!
1. Unklare Ziele
Ohne klare Ziele ist es schwer, ein Team auf Kurs zu halten. Wenn die Anforderungen nicht klar und eindeutig formuliert sind, sind die Beteiligten unsicher, was genau von ihnen erwartet wird. Die Folge: Das Projektteam arbeitet möglicherweise in verschiedene Richtungen, was zu Ineffizienz, Konflikten und Verzögerungen führt.
Fehlen messbare Anforderungen ist es zudem schwierig festzustellen, ob das Projekt noch auf Linie ist oder schon von seinem ursprünglichen Ziel abgewichen ist.
Auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Qualitätsproblemen im Projekt steigt, wenn die Ziele nicht eindeutig sind. Das Projektteam könnte versehentlich Anforderungen missachten oder falsch interpretieren, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann. Das gilt nicht nur intern, sondern auch in der Außenwirkung mit den Kunden: Wenn die Kunden nicht das erhalten, was sie erwartet haben, kann dies zu Unzufriedenheit führen und das Vertrauen in das Projektteam oder das Unternehmen beeinträchtigen.
2. Falsch verstandene Anforderungen
Wenn Projektteams nicht ausreichend Zeit darauf verwenden, die Anforderungen gründlich zu verstehen, zu dokumentieren und zu analysieren, kann dies zu einem Problem führen, das als „Scope Creep“ bekannt ist. Scope Creep ist schwer zu erkennen, weil es -wie der englische Name schon andeutet – oft schleichend auftritt. Der Begriff beschreibt die Situation, wenn Projektergebnisse den Projektumfang überschreiten und man am Ende mehr Arbeit hat als erwartet.
Angenommen, ein Team hat ein Softwareentwicklungsprojekt gestartet, um eine einfache E-Commerce-Website zu erstellen. Die ursprünglichen Anforderungen waren klar definiert und beschränkten sich auf grundlegende Funktionen wie das Anzeigen von Produkten, das Hinzufügen von Produkten zum Warenkorb, das Auschecken und die Zahlungsabwicklung.
Während des Projekts stellt das Marketingteam fest, dass es von Vorteil wäre, wenn die Website auch Produktbewertungen und -bewertungen von Kunden ermöglicht. Dies ist eine sinnvolle Erweiterung, die die Benutzererfahrung verbessern könnte. Allerdings wurde diese Änderung nicht ausreichend in die ursprünglichen Anforderungen aufgenommen und nicht angemessen bewertet.
Die Entwickler fügen die Funktion für Produktbewertungen hinzu, ohne eine gründliche Analyse der Auswirkungen auf Zeit, Ressourcen und den Projektumfang durchzuführen. Während dieser Änderung wird jedoch festgestellt, dass sie mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet, zusätzliche Ressourcen erfordert und den ursprünglichen Zeitplan verzögert.
Nun wünscht sich das Marketingteam auch eine Integration von Social-Media-Sharing-Buttons, um die Reichweite der Website zu erhöhen. Dies führt zu weiteren Verzögerungen, Kosten und möglicherweise auch zu Frust bei den Projektbeteiligten.
3. Fehlende Priorisierung
Wenn Anforderungen nicht angemessen priorisiert werden, besteht die Gefahr, dass wertvolle Ressourcen, einschließlich Zeit, Budget und Mitarbeiter, auf Aspekte des Projekts verschwendet werden, die weniger bedeutend sind. Dies führt zu ineffizientem Ressourceneinsatz und kann zu Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen führen.
Ein Projekt ohne klare Prioritäten läuft Gefahr, seine Ausrichtung zu verlieren. Die Teammitglieder könnten sich auf unwichtige Details konzentrieren, anstatt die entscheidenden Erfolgskriterien zu erfüllen. Ohne Priorisierung kann es schwierig sein, die richtigen Kompromisse zu treffen, um – zum Teil begrenzte – Ressourcen und Zeit richtig einzusetzen.
4. Mangelnde Stakeholder-Einbindung
Wichtige Stakeholder wie Kunden, Endbenutzer, interne Abteilungen und externe Partner haben oft einzigartige Perspektiven und Bedürfnisse im Zusammenhang mit einem Projekt. Wenn sie nicht in den Prozess des Anforderungsmanagements einbezogen werden, besteht die Gefahr, dass diese Informationen und Anforderungen übersehen oder ignoriert werden.
Wenn wichtige Stakeholder das Gefühl haben, dass sie nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen oder dass ihre Anliegen nicht ausreichend berücksichtigt werden, könnte dies zu einer Ablehnung des Projekts führen, was die Umsetzung erheblich erschweren kann.
5. Ungenaue Ressourceneinschätzungen
Die Zeit- und Ressourcenschätzungen für ein Projekt basieren normalerweise auf den erfassten Anforderungen. Wenn diese Anforderungen jedoch ungenau, unvollständig oder unzureichend bewertet sind, fehlt eine solide Grundlage für realistische Schätzungen. Das Projektteam kann Schwierigkeiten haben, den Aufwand und die Ressourcen korrekt abzuschätzen, was zu Unsicherheit führt.
Wenn die Zeit- und Ressourcenschätzungen aufgrund ungenauer Anforderungen zu niedrig angesetzt sind, besteht die Gefahr, dass das Projekt das Budget überschreitet. Dies kann finanzielle Probleme verursachen und das Projekt in Gefahr bringen.
Um Zeit- und Ressourcenprobleme auszugleichen, könnten Projektteams gezwungen sein, Abstriche bei der Qualität zu machen. Dies kann zu Fehlern, Mängeln und unzufriedenen Stakeholdern führen.
6. Ungeeignete Anforderungsmanagement-Tools
Ein ineffizientes Anforderungsmanagement-Tool kann dazu führen, dass Anforderungen unvollständig oder unstrukturiert dokumentiert werden. Dies kann dazu führen, dass die Projektbeteiligten Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Informationen zu finden oder zu verstehen. Effektives Anforderungsmanagement erfordert Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Wenn das Tool diese nicht bieten kann, kann es schwierig sein, den Status der Anforderungen, die Verantwortlichkeiten und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
Die Lösung – so kann man Projekte erfolgreich durchführen
Was also kann man tun, damit Projekte auch erfolgreich werden? Die Lösung ist ein strukturiertes Anforderungsmanagement, das in den jeweiligen, etablierten Lieferprozess eingebunden wird.
Durchdachte und klar definierte Projektziele, die von allen Beteiligten verstanden werden, helfen dem Team, sich abzustimmen, und bieten einen Maßstab für die Bewertung des Erfolgs. Am besten legt man gleich zu Beginn Ziele fest, an denen sich alle Teilnehmer orientieren. In einem Projektplan sollten die wichtigsten Beteiligten, eine umfassende Dokumentation der Anforderungen und die Zeitleiste festgelegt werden. Regelmäßige Überprüfungen und gegebenenfalls Anpassungen sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die Anforderungen stets klar und aktuell sind.
Um Scope Creep zu verhindern, sollte der Umfang des Projekts vor dessen Beginn festgelegt und kommuniziert werden. Dies beinhaltet die Identifizierung und Dokumentation aller relevanten Anforderungen, die Bewertung ihrer Dringlichkeit sowie die Abstimmung mit den Stakeholdern. Eine klare Kommunikation und ein effektives Änderungsmanagement sind ebenfalls notwendig, um sicherzustellen, dass neue Anforderungen angemessen geprüft und genehmigt werden, bevor sie in den Projektumfang aufgenommen werden.
Bei der Priorisierung von Anforderungen sollten die Stakeholder einbezogen werden, um sicherzustellen, dass ihre Prioritäten und Erwartungen berücksichtigt werden. Es gibt verschiedene Priorisierungsmethoden, wie die MoSCoW-Methode (Must have, Should have, Could have, Won’t have), die dabei helfen können, die kritischen Anforderungen von den weniger wichtigen zu unterscheiden.
Auch ist es entscheidend, von Anfang an eine aktive und transparente Einbindung der Stakeholder sicherzustellen. Dies kann durch regelmäßige Kommunikation, Meetings, Workshops und Feedbackschleifen erreicht werden. Die Bedürfnisse, Erwartungen und Anliegen der Stakeholder sollten systematisch erfasst und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass sie angemessen in die Anforderungen einfließen.
Eine gründliche Anforderungserfassung und -bewertung ist bei der Ressourcenplanung von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet unter anderem die Identifizierung und Bewertung möglicher Risiken und Herausforderungen. Es ist wichtig, realistische Schätzungen basierend auf diesen Erkenntnissen zu erstellen und Spielraum für Unwägbarkeiten einzuplanen.
Als letzter Punkt sollte auch ein geeignetes Anforderungsmanagement-Tool ausgewählt werden, das den Bedürfnissen des Projekts und des Teams entspricht. Ein effektives Tool sollte die strukturierte Dokumentation von Anforderungen ermöglichen, die Verfolgung von Änderungen unterstützen, die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern und eine klare Freigabeprozess bieten.
Die Schulung der Teammitglieder im Umgang mit dem ausgewählten Tool ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass es effektiv genutzt wird. Insbesondere bei Kanban und Scrum ist ein passendes Dokumentationstool wichtig, das iterative Anforderungsklärung unterstützt und dabei das Big Picture ermöglicht (zum Beispiel Jira kombiniert mit Confluence).
Haben Sie Fragen zum Anforderungsmanagement bei Projekten? Wir bei Verve-Consulting sind Spezialisten für die Umsetzung digitaler Projekte und helfen gerne weiter. Unter diesem Link können Sie uns erreichen.