Künstliche Intelligenz (KI) hat längst den Sprung in den Arbeitsalltag geschafft. Doch was bedeutet das für Projektmanager, deren Alltag von Aufgaben wie Risikoanalysen, Zeitplänen und Stakeholder-Management geprägt ist?
Die Projektmanagerin Ana Lukasiak erklärt in einem aktuellen Beitrag für das Expertenvermittlungs-Portal Toptal, wie das KI-Programm ChatGPT den Arbeitsalltag von Projektleitern transformieren kann – von der Erstellung komplexer Projektpläne bis hin zur Analyse von Daten in Rekordzeit.
Die Möglichkeiten sind beeindruckend, die Herausforderungen groß, und die Vorteile offensichtlich. Lukasiak macht deutlich: Wer die Fähigkeiten von ChatGPT strategisch einsetzt, wird nicht nur Zeit sparen, sondern auch Projekte effizienter steuern. Sie beschreibt auch, wo die Grenze dieser Technologie liegt und wie kann man sie sicher und produktiv nutzen kann.
KI im Projektmanagement: Ein unverzichtbares Werkzeug
Die Geschichte der künstlichen Intelligenz begann 1950, als Alan Turing den Turing-Test entwickelte, um maschinelle Intelligenz zu bewerten. Sieben Jahrzehnte später revolutioniert KI nahezu alle Branchen, auch das Projektmanagement. Besonders ChatGPT, ein Tool für generative KI, hat enormes Potenzial. Innerhalb von zwei Monaten nach seiner Markteinführung im November 2022 erreichte ChatGPT 100 Millionen Nutzer – ein Meilenstein in der digitalen Transformation.
ChatGPT kann nicht nur Projektcharter und Risikoregister erstellen, sondern auch Texte zusammenfassen und Daten analysieren.
Das US-amerikanisches Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner prognostizierte bereits im Jahr 2019, dass KI bis 2030 bis zu 80 Prozent der Aufgaben im Projektmanagement übernehmen könnte, schreibt Lukasiak.
Best Practices: So kann man ChatGPT effizient nutzen
Die Effektivität von ChatGPT hängt stark von den Eingaben, den sogenannten Prompts, ab. Ana Lukasiak empfiehlt folgende Ansätze:
- Kontext bereitstellen: Beschreiben Sie Ihre Rolle, das Projekt und den spezifischen Anwendungszweck der Anfrage.
- Details angeben: Definieren Sie Teamstrukturen, Ressourcen und Projektziele klar.
- Präzise formulieren: Stellen Sie spezifische Fragen oder Anforderungen, um relevante Ergebnisse zu erhalten.
- Rahmenbedingungen setzen: Geben Sie Budget-, Zeit- oder Qualitätskriterien an.
- Format anpassen: Wählen Sie ein passendes Format für die Ausgabe, wie Tabellen, Diagramme oder Listen.
Die „Custom Instructions“-Funktion von ChatGPT ermöglicht es, berufliche Kontexte, gewünschte Tonalitäten und häufig benötigte Details einmal festzulegen, sodass diese nicht bei jeder Nutzung erneut eingegeben werden müssen.
Konkrete Anwendungsbeispiele
Lukasiak beschreibt zahlreiche praktische Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT im Projektmanagement:
- Projektübersicht: Erstellung einer allgemeinen Beschreibung, etwa für die Einführung neuer Software.
- Methodenauswahl: Vorschläge für passende Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban oder PRINCE2.
- Entwurf von Artefakten: Erstellung von Projektplänen, Risikoregistern oder Stakeholderanalysen.
Diese Anwendungsfälle sparen Zeit und liefern wertvolle erste Entwürfe, die Projektmanager weiter ausarbeiten können.
Erweiterte Funktionen von ChatGPT
Die Premium-Version von GPT-4 bietet zusätzliche Möglichkeiten:
- Dateiuploads: PDF-Dokumente, Tabellen oder Präsentationen können hochgeladen und analysiert werden.
- Plugin-Integration: Mithilfe von Tools wie Zapier lassen sich Daten direkt in Anwendungen wie Jira oder Google Workspace einpflegen.
- Automatisierung: Benutzerdefinierte GPT-Instanzen ermöglichen die Automatisierung spezifischer Workflows, etwa das Erstellen von User Stories oder Protokollen.
Risiken und Herausforderungen
Trotz aller Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Nutzung von ChatGPT:
- Fehleranfälligkeit: Die generierten Ergebnisse müssen immer sorgfältig geprüft werden.
- Bias und „Halluzinationen“: KI kann ungenaue oder voreingenommene Informationen liefern.
- Datenschutz: Sensible Informationen müssen vor der Eingabe anonymisiert werden, um rechtliche und ethische Vorgaben einzuhalten.
Das Fazit von Ana Lukasiak: ChatGPT bietet enorme Potenziale für das Projektmanagement – von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zur datenbasierten Entscheidungsfindung.
Wer diese Technologie strategisch einsetzt, kann Zeit und Ressourcen sparen und Projekte effizienter steuern.
Doch es gilt: Menschliche Expertise bleibt unersetzlich. KI kann unterstützen, aber die finale Verantwortung bleibt beim Projektmanager und bei der Projektmanagerin. Die generierten Ergebnisse müssen immer sorgfältig überprüft werden.
Projektmanager sollten ChatGPT deshalb als unterstützendes Werkzeug sehen, dessen Inhalte geprüft und individuell angepasst werden müssen.
Der Originaltext von Ana Lukasiak ist im Toptal-Blog unter diesem Link verfügbar.