Wer schon einmal ein großes Projekt geleitet hat, weiß, dass Erfolg nicht nur durch gute Planung, sondern durch Verständnis entsteht: für Menschen, ihre Herausforderungen und ihre Erwartungen.
Die organisatorische Einbindung von Kundenbedürfnissen in den Entwicklungsprozess spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts.
Was also kann man tun, um sicherzustellen, dass das Endprodukt auch die Erwartungen der Kunden erfüllt? Hier sind sechs Punkte, wie wir das bei Verve organisatorisch umsetzen.
1. Das Warum: Identifizierung des Schmerzpunktes beim Kunden
Bei Verve Consulting beginnt agile Transformation immer mit der Identifizierung eines klaren Schmerzpunkts beim Kunden. Nur wenn der Veränderungsdruck spürbar ist, entsteht der Wille, Dinge anders zu machen.
Daher fokussieren wir uns darauf, die spezifischen Herausforderungen unseres Kunden erst zu verstehen und darauf basierend einen maßgeschneiderten Transformationsplan zu entwickeln.
Es geht darum, den Kunden in jeder Phase des Projekts – von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt oder Service – in den Mittelpunkt aller Überlegungen und Entscheidungen zu stellen.
Dass das funktioniert, ist auch wissenschaftlich belegt: Die McKinsey-Studie (2023), „True customer-centricity: An operating model for competitive advantage“, zeigt, dass Unternehmen, die ein konsequent kundenorientiertes Geschäftsmodell verfolgen, nachhaltige Wettbewerbsvorteile erzielen.
Sie genießen eine signifikant höhere Kundenbindung und können gleichzeitig ihre Akquisitionskosten spürbar senken, da zufriedene Kunden oft zu loyalen „Markenbotschaftern“ werden. Dieser direkte Effekt führt unweigerlich zu einem profitableren und gesünderen Wachstum.
2. Das Wie: die Stakeholder-Analyse
Neben der Identifizierung des Schmerzpunktes ist die Stakeholder-Analyse ein wichtiger Punkt.
Eine gründliche Analyse aller Personen und Gruppen, die am Projekt beteiligt sind, ist das essenzielle Werkzeug, um Erwartungen, potenzielle Konfliktlinien und gemeinsame Ziele sichtbar zu machen.
Diese Analyse umfasst die Definition sowohl interner als auch externer Anspruchsgruppen und klärt deren jeweiligen Einfluss auf das Projekt.
Auf diese Weise wird eine klare Grundlage für die effektive Kommunikation und die strategische Priorisierung von Maßnahmen geschaffen. Dies ist besonders wichtig, wenn komplexe Organisationen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Interessen an einem Projekt beteiligt sind.
Ein Beispiel aus der Praxis: Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts in einer mittelständischen Kanzlei zeigt die Durchführung einer Stakeholder-Analyse, dass die größten Herausforderungen nicht in technischer Hinsicht liegen, sondern im Bereich der Zusammenarbeit, konkret in fehlender Kommunikation, unklaren Rollen und voneinander abweichenden Prioritäten.
Durch gezieltes Stakeholder-Coaching und die Implementierung gemeinsamer Review-Formate konnte die Arbeitsweise des Projektteams innerhalb weniger Wochen deutlich selbstständiger und lösungsorientierter gestaltet werden.
3. Agile Methoden flexibel einsetzen
Frameworks wie SAFe (Scaled Agile Framework) oder Scrum bieten wertvolle Orientierung in der Softwareentwicklung und darüber hinaus, sind jedoch keine starren Einheitslösungen.
Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung liegt in der Anpassung dieser Methoden an den jeweiligen Kontext des Unternehmens.
Je nach Branche, Teamstruktur und den spezifischen Zielen werden verschiedene agile Ansätze kombiniert – von der Nutzung von Kanban-Boards in kleineren, cross-funktionalen Teams bis hin zu komplexen Modellen der skalierten Agilität in Großprojekten.
Ein häufig gewählter Weg sind hybride Modelle, die die notwendige Planungssicherheit mit iterativer Flexibilität verbinden.
4. Dokumentation des Projekts
Die Festhaltung von Anforderungen in einem zentralen System, das eine klare Nachverfolgbarkeit ermöglicht, ist entscheidend und abhängig von der Arbeitsweise.
Wenn agil und eng zusammengearbeitet wird, reicht eine Dokumentation des Big Picture mit klar definierten Akzeptanzkriterien aus. Wird allerdings im Wasserfall-Umfeld mit klaren Zielvorgaben gearbeitet, müssen die Anforderungen in „vertragsrelevant“ (oder bindend) und „nicht-vertragsrelevant“ (oder nicht-bindend) unterschieden werden.
Ein Team für das Anforderungsmanagement ist unverzichtbar. Dieses Team fungiert als zentraler Knotenpunkt, der sicherstellt, dass Kundenbedürfnisse effizient erfasst und in den Projektablauf integriert werden.
Das Team ist für das systematische Sammeln, Analysieren und Verwalten von Kundenanforderungen verantwortlich und arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie Produktmanagement, Vertrieb und Kundenservice zusammen.
5. Feedback-Schleifen und Nutzerfokus
Kontinuierliches Lernen ist die Basis jeder agilen Organisation. Bei Verve Consulting verankern wir daher strukturierte Feedback-Schleifen, die sicherstellen, dass Projekte nicht am Kunden vorbeilaufen.
Diese Learning Loops bestehen aus kurzen, regelmäßigen Zyklen, in denen per Telefon, Online-Meeting oder Mail Rückmeldungen gesammelt, analysiert und direkt in Verbesserungen übersetzt werden. Das macht Veränderung greifbar und beschleunigt Entscheidungen.
Um Kundenerfahrungen sichtbar zu machen, nutzen wir Journey Mapping – eine Methode, die alle Berührungspunkte zwischen Kunden und Produkt oder Dienstleistung abbildet.
Mit digitalen Whiteboards wie Miro oder Mural gestalten wir diese Prozesse gemeinsam mit den Projektteams. So entstehen visuelle, verständliche Modelle, die auf einen Blick zeigen, wo Prozesse reibungslos laufen und wo Anpassungen nötig sind.
5. Coaching & kultureller Wandel
Agile Transformation gelingt nur, wenn Menschen mitgenommen werden. Führungskräfte haben dabei eine Schlüsselfunktion: Sie prägen, wie offen kommuniziert wird, wie Entscheidungen getroffen und wie Konflikte gelöst werden.
Deshalb begleiten wir bei Verve Consulting sowohl Teams als auch Führungskräfte mit gezieltem Training und Coaching.
Wir fördern den Dialog, machen Erfolge sichtbar und helfen, neue Arbeitsweisen im Alltag zu verankern. In regelmäßigen Reviews prüfen wir gemeinsam, ob die Projektziele noch passen – und ob die Perspektive der Kunden weiterhin leitend ist.
Haben Sie Fragen zur Kundeneinbindung bei Projekten? Unter diesem Link können Sie uns erreichen.