Projektmanager stehen häufig vor der Herausforderung, die Bedürfnisse verschiedener Stakeholder zu verstehen und in das Projekt einzubinden.
Eine Methode, die dabei unterstützen kann, sind die Personas. Diese fiktiven Repräsentanten echter Personen oder Gruppen veranschaulichen typische Anwendungsfälle und helfen, die Projektziele präziser zu definieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was ist eine Persona?
Personas sind fiktive Charaktere, die typische Vertreter einer Zielgruppe darstellen. Basierend auf realen Daten und Forschungsergebnissen, umfassen sie detaillierte Informationen über Demografie, Verhaltensmuster, Motivationen und Ziele der Kunden.
Diese Charaktere ermöglichen es Unternehmen, sich in die Perspektive ihrer Kunden hineinzuversetzen und deren Bedürfnisse und Erwartungen besser zu verstehen. Durch die Integration von Personas in den Projektmanagementprozess können Unternehmen die Grundlage für eine höhere Kundenzufriedenheit schaffen.
Vorteile von Personas im Projektmanagement
- Klarere Zieldefinition: Durch die Entwicklung von Personas können die Projektziele präziser formuliert und auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Stakeholder ausgerichtet werden.
- Effektives Planen: Die Berücksichtigung der Nutzerbedürfnisse in der Projektplanung führt zu einer besseren Umsetzung und erhöht die Erfolgsaussichten des Projekts.
- Fundierte Entscheidungen: Die Entwicklung von Personas unterstützt dabei, Entscheidungen auf fundierter Basis zu treffen und sicherzustellen, dass diese im Einklang mit den Nutzeranforderungen stehen.
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Personas schaffen ein gemeinsames Verständnis der Zielgruppen innerhalb des Projektteams, was die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert.
Schritte zur Erstellung von Personas
- Zielgruppen identifizieren: Definition der verschiedenen Stakeholder oder Benutzergruppen im Projekt.
- Forschung und Datensammlung: Sammlung von Informationen über die Zielgruppen, einschließlich ihrer Bedürfnisse, Anforderungen, Herausforderungen und Verhaltensweisen.
- Persona erstellen: Strukturierung der gesammelten Daten in einer detaillierten Beschreibung, die Name, Alter, Geschlecht, Hintergrund, Bedürfnisse und Ziele der Persona umfasst.
- Feedback einholen: Validierung der erstellten Personas durch Feedback von echten Nutzern oder Stakeholdern, um deren Realitätsnähe sicherzustellen.
- Überprüfen und anpassen: Überarbeitung der Personas, um sicherzustellen, dass sie realistisch und repräsentativ für die Zielgruppen sind.
Beispiel einer Persona im Projektmanagement
In einem Projekt zur Einführung eines neuen IT-Systems in einer größeren Organisation könnte eine Persona wie folgt aussehen:
- Name: Laura Müller
- Alter: 28 Jahre
- Geschlecht: Weiblich
- Beruf: Senior IT-Spezialistin
- Bedürfnisse: Effiziente Arbeitsabläufe, einfache Bedienung des neuen Systems und klare Anweisungen zur Umstellung
- Herausforderungen: Zeitmangel, technische Unsicherheiten bei der Nutzung neuer Systeme
- Ziele: Erfolgreiche Einführung des neuen IT-Systems, effektive Zusammenarbeit mit dem Projektteam
- Hintergrund: Laura Müller nutzt regelmäßig die IT-Systeme des Unternehmens, ist technisch versiert und hat in der Vergangenheit ähnliche Systemumstellungen begleitet.
Einsatzmöglichkeiten von Personas
Durch die Entwicklung von Personas können Entscheidungen besser auf die Bedürfnisse der Zielgruppen abgestimmt werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: So können Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen, Personas nutzen, um personalisierte Marketingkampagnen zu erstellen. Beispielsweise könnten unterschiedliche Personas verschiedene E-Mail-Kampagnen erhalten, die auf ihre spezifischen Interessen und Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Auch bei der Neugestaltung einer Unternehmenswebsite können Personas helfen, eine benutzerfreundliche und ansprechende Benutzererfahrung zu schaffen. Designer können sicherstellen, dass Navigation und Inhalte den Erwartungen der verschiedenen Persona-Typen entsprechen.
Ein Softwareunternehmen könnte Personas verwenden, um neue Funktionen zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen ihrer Nutzer entsprechen. Eine Persona, die als „Technikaffine Managerin“ beschrieben wird, könnte erweiterte Analysetools benötigen, während eine „Gelegenheitsnutzerin“ einfache und intuitive Bedienungsmöglichkeiten bevorzugt.