PRINCE2, oder auch „PRojects IN Controlled Environments“ ist die weltweit meist verwendete Projektmanagementmethode. Hier werden die Rollen innerhalb eines Teams nach der klassischen Methodik, – meist innerhalb der „Wasserfall“-Vorgehensweise – verteilt, um effektiv im Projekt arbeiten zu können.
Hier sind Abläufe prozessgesteuert, von Anfang bis Ende durchgeplant, einer festen Reihenfolge angeordnet und müssen im Gegensatz zur agilen Methodik durch Scrum auch in dieser Reihenfolge durchgeführt werden. Die Vorteile hierbei liegen vor allem in der genauen Abgleichbarkeit des Fortschritts und der Organisation der Phasen.
Grundsätzlich können drei unterschiedliche Rollen unterschieden werden:
- der Projektvorstand
- der Projektmanager
- das Projektteam
Dennoch gibt es insgesamt weitere ausführlichere Rollen, damit der Prozess auch korrekt angewendet wird:
- Der Kunde ist die Person, die dafür zahlt, dass das Projekt abgeschlossen wird.
- Der Nutzer wird entweder die Leistungen des Projekts verwenden oder er wird durch die Ergebnisse des Projekts beeinflusst werden.
- Der Lieferant ist ein Fachexperte, der über die Kenntnisse verfügt, die für die Ausführung und den Abschluss des Projekts durch die Gestaltung oder den Bau des Ergebnisses erforderlich sind.
- Der Projektmanager ist verantwortlich für die Organisation, Planung und Aufsicht der Arbeit am Projekt. Sie wählen und verwalten die Menschen, die Projektaufgaben erledigen, und sie sind dafür verantwortlich, dass die Arbeit korrekt und pünktlich ausgeführt wird.
- Das Projektteam und der Teammanager sind die eigentlichen Personen, die ihre Ärmel hochkrempeln und die Aufgaben des Projekts erledigen. Teammanager beaufsichtigen die detaillierten Aspekte der täglichen Arbeit und unterstehen direkt dem Projektmanager.
- Der Administrator organisiert Meetings, hält alle auf dem Laufenden, verfolgt die Dokumentation, etc. Bei kleineren Projekten wird der Projektmanager häufig diese Verantwortung übernehmen, aber wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder das Projekt von hoher Komplexität ist, wird in der Regel ein Project Support Office eingerichtet, das dann diese Aufgaben verwaltet.
Ergänzend zu der Rollenverteilung im Team gibt es sieben wichtige Prinzipien, die bei der Verwendung von PRINCE2 eingehalten werden müssen:
1. Projekte müssen geschäftlich zu rechtfertigen sein
Jedes Projekt muss im Sinne eines Kosten-Nutzen-Abgleichs fortlaufen. Das heißt auch, dass ein definierter Kunde vorliegt und das Ziel auch realistisch umsetzbar ist.
2. Teams sollten aus jeder Stufe etwas lernen
Gerade im Falle von Ausfällen ist es wichtig, dass Fehler dokumentiert werden und mit anderen Teams geteilt werden, damit der Wissensstand im gesamten Prozess ähnlich gleich verteilt ist.
3. Die Verantwortlichkeiten sind eindeutig festgelegt
Wie im vorherigen Punkt sollte jeder wissen, woraus der Prozess besteht und wer der jeweilige Ansprechpartner ist.
4. Die Arbeit wird in Stufen geplant
Projekte werden in Phasen unterteilt, die regelmäßig überprüft und überarbeitet werden (wie die Stufen einer Leiter zum Ziel).
5. Projektvorstände führen nach dem Ausnahmeprinzip
Gerade in großen Projekten mit vielen Phasen sind Projektvorstände häufig nicht dazu in der Lage, den Status täglich zu überwachen. Deshalb legen sie Mindestanforderung im Budget, Zeitplan oder im Umfang fest, welche die jeweiligen Projektmanager einhalten sollen. Wenn diese verfehlt werden, also eine “Ausnahme” besteht, setzten die Projektvorstände ein und passen Anforderungen an oder erarbeiten mögliche Lösungen.
6. Teams konzentrieren sich kontinuierlich auf Qualität
Das Endergebnis der jeweiligen Teams sollte immer wieder mit der erforderlichen Qualität durch ein Register abgeglichen werden, um einen gewissen Standard garantieren zu können.
7. Der Ansatz wird für jedes Projekt speziell zugeschnitten
Kein Projekt gleicht einem anderen, deswegen sollte sich die PRINCE Methode an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen (z. B. welcher Umfang, wie viele Mitarbeiter etc.).
Haben Sie weitere Fragen zu PRINCE2 und Projektmanagement-Methoden? Unter diesem Link können Sie uns erreichen.
Der Autor des Artikels, Severin Seifert, ist Werkstudent bei Verve Consulting.